Một hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng CRM sẽ giúp quản lý dữ liệu, điều chỉnh hệ thống CRM, cung cấp hỗ trợ cho tất cả người dùng cuối, từ nhân viên bán hàng cho quản lý, ngay lập tức giải quyết các sự cố với hệ thống CRM. Dưới đây là các lý do tại sao các doanh nghiệp cần một quản trị CRM.
1. Đào tạo người dùng.
Yếu tố con người là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc triển khai một hệ thống CRM. Nếu các nhân viên của bạn không thể sử dụng phần mềm CRM thì hệ thống CRM của bạn sẽ gặp bất lợi và khó có thể thành công. Việc bỏ thời gian cho tất cả nhân viên của bạn tham gia vào một khóa đào tạo CRM lại vô cùng tốn kém và không khả quan. Một hệ thông quản lý chăm sóc khách hàng CRM được đào tạo chuyên sâu về sử dụng phần mềm CRM sẽ thực hiện việc hỗ trợ và đào tạo sử dụng cho các nhân viên của bạn. Các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng của nhân viên cũng sẽ được quản trị CRM giải đáp, khắc phục nhanh chóng.
2. Giám sát việc truy cập.
Hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng CRM Plus sẽ đòi hỏi luôn được giám sát sử dụng, đặc biệt là vấn đề bảo mật hệ thống. Quản trị viên CRM sẽ đảm nhận công việc quản trị các tài khoản CRM và kiểm soát truy cập từ các tài khoản vào hệ thống CRM. Các truy cập bất thường sẽ được quản trị CRM giám sát, đưa ra các cảnh báo hoặc thực hiện việc xóa bỏ các tài khoản bất thường nhằm đảm bảo an ninh cho hệ thống CRM. Các tài khoản sẽ được cung cấp tài khoản riêng và có những phân quyền cụ thể, chỉ được phép truy cập vào những nghiệp vụ đã được phân quyền.
3. Khắc phục các sự cố.
Trong quá trình sử dụng CRM có thể sẽ phát sinh nhiều lỗi mà một nhân viên bình thường sẽ không thể biết cách khắc phục hệ thống. Quản trị viên CRM sẽ thực hiện việc kiểm tra các lỗi xảy ra với hệ thống CRM của công ty, khắc phục các sự cố hoặc liên hệ đến nhà cung cấp để khắc phục một cách sớm nhất, đảm bảo được quá trình hoạt động của công ty không bị trì hoãn.
4. Quản lý kho dữ liệu.
Hệ thống CRM Plus bao gồm rất nhiều các dữ liệu quan trọng của một doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi cần phải được quản lý và phân phối hiệu quả đến từng phòng ban, từng nhân viên. Quản trị CRM sẽ thực hiện việc phân quyền truy cập cho các người dùng, giám sát việc nhập và lưu trữ dữ liệu, đảm nhận phân phối, chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban để mang đến hiệu quả làm việc cao nhất.
5. Tương tác với nhà cung cấp.
Khi doanh nghiệp có một yêu cầu về nâng cấp, khắc phục, bảo trì, tùy chỉnh phần mềm CRM, quản trị CRM sẽ là người tổng hợp và liên hệ làm việc với các nhà cung cấp phan mem CRM. Việc có một đầu mối tương tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa hai bên, giúp cho các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và triệt để nhất.
Quản trị CRM được xem như cầu nối giữa hệ thống phần mềm chăm sóc khách hàng CRM và các nhân viên, giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Việc có một quản trị hệ thống CRM sẽ giúp các doanh nghiệp có một hệ thống CRM ổn định, an toàn, đào tạo nhân viên sử dụng nhanh chóng, hiệu quả và nhận được nhiều giá trị từ CRM.