Quản lý mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản và vô cùng quan trọng của doanh nghiệp nhằm tạo ra nguồn hàng hóa phù hợp để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho các nhu cầu của khách hàng. Và việc xây dựng quy trình mua hàng chiếm giữ vai trò tiên quyết trong trong hoạt động này.
Nhiều doanh nghiệp khi mới kinh doanh thường làm việc mà không cần tới quy trình. Đối với những doanh nghiệp, điều này không có ảnh hưởng gì lớn. Tuy nhiên, để sự nghiệp của mình phát triển hơn nữa doanh nghiệp cần chú ý tới việc xây dựng quy trình. Quy trình giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa, hệ thống hóa, tạo tiền đề cho việc mở rộng mô hình kinh doanh. Đối với việc mua hàng, chúng ta có thể xây dựng quy trình theo các bước sau:
Xác định thời điểm và số lượng đặt hàng.
Điều này liên hệ mật thiết tới quản lý hàng tồn kho. Đầu tiên, chúng ta cần xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, từ đó sẽ xác định được thời điểm và số lượng đặt hàng.
Số lượng đặt hàng không phụ thuộc vào mức tồn kho tối đa, tối thiểu mà phụ thuộc vào mức tiêu thụ của mặt hàng đó. Như bạn có thể thấy ở ví dụ trên, dựa vào mức tiêu thụ hàng ngày mà ta có thể quy định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, từ đó mới có thể đưa ra số lượng đặt hàng hợp lý.
Lên đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng được lập khi đã có số lượng và giá cả. Đối với doanh nghiệp, việc quản lý giá cả từ nhà cung cấp là một vấn đề vô cùng quan trọng. Để mua được hàng với giá rẻ, doanh nghiệp cần định kỳ rà soát, đánh giá nhà cung cấp. Để quản lý giá được tốt, nên lưu trữ giá cả trong một file dữ liệu riêng hoặc tốt nhất là dùng phần mềm quản lý bán hàng để lên đơn hàng.
Kiểm tra và duyệt đơn hàng
Đối với một doanh nghiệp, việc đặt hàng đôi khi chỉ đơn giản là gọi điện cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với những công ty lớn, đơn hàng cần được kiểm tra và phân cấp phê duyệt tùy vào giá trị của đơn hàng. Thông thường, nhân viên sẽ là người lên đơn hàng, quản lý ngành hàng sẽ kiểm tra và giám đốc hay phó giám đốc sẽ ký duyệt đơn hàng. Đơn hàng sau khi ký duyệt sẽ được gửi cho nhà cung cấp và được xác nhận lại.
Nhận hàng và kiểm tra hàng
Việc nhận hàng phải được thực hiện bởi bộ phận giao nhận, bộ phận mua hàng, nhà cung cấp và bảo vệ. Sở dĩ cần tới 4 bên khi nhận hàng là để tránh tình trạng người mua hàng và nhà cung cấp thông đồng với nhau trong việc gian lận số lượng, chủng loại hàng được giao. Khi nhận hàng, bộ phận giao nhận sẽ xác nhận hàng hóa được giao có đầy đủ và chính xác hay không dựa vào đơn đặt hàng mà người mua hàng đã gửi. Trong quá trình giao nhận, các bên cũng đồng thời xác nhận sơ bộ về chất lượng hàng hóa. Nếu chất lượng không phù hợp, không nên nhận hàng mà trả lại để nhà cung cấp giao hàng lại. Tránh nhận hàng rồi đổi, trả vì dễ lẫn hàng, khó quản lý về chất lương.
Quản lý công nợ và thanh toán
Ở một số công ty lớn, người mua hàng phải theo dõi đơn hàng, xác nhận đơn hàng, nhận hàng và hóa đơn tài chính từ nhà cung cấp, sau đó tập hợp tất cả các chứng từ cần thiết gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ và thanh toán. Tuy nhiên, điều này có điểm bất cập là đôi khi do người mua hàng không gửi chứng từ kịp thời, dẫn đến việc thanh toán chậm, ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Việc theo dõi công nợ phải trả nên được ghi nhận ngay từ lúc nhận hàng bởi bộ phận kế toán, nghĩa là người mua hàng cần gửi tất cả chứng từ liên quan (gồm đơn hàng, phiếu nhận hàng…) cho bộ phận kế toán để ghi sổ vào theo dõi kịp thời trên phần mềm quản lý bán hàng ngay khi hàng hóa được nhập vào.
Nhiều khi do cần hàng gấp mà người mua hàng bỏ qua bước lập đơn hàng. Điều này có thể khắc phục bằng cách thanh toán công nợ cho nhà cung cấp chỉ dựa trên phiếu giao nhận và đơn hàng phù hợp: ngày nhận hàng phải bằng hoặc sau ngày phát hành đơn hàng. Dữ liệu về giá mua giữa người mua hàng và kế toán nhiều khi không đồng nhất. Điều này có thể khắc phục bằng cách sử dụng ngân hàng dữ liệu chung hoặc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Việc phân cấp phê duyệt đơn hàng cần linh hoạt và tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.