Hiện nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh mẽ, sự cạnh tranh trở nên phổ biến, khốc liệt hơn thì thông tin khách hàng có vai trò hết sức quan trọng với doanh nghiệp. Trước hết, chúng ta cần có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc lấy thông tin khách hàng. Từ đó chúng ta mới thực sự nghiêm túc trong quá trình thực hiện thu thập thông tin cần thiết.
Tầm quan trọng của thông tin khách hàng
Trên thị trường, mọi mặt hàng đều có nhiều nhà cung cấp, các sản phẩm thay thế cũng rất đa dạng. Chính điều này đem lại quyền lựa chọn cho khách hàng. Doanh nghiệp nào cung cấp sản phẩm phù hợp nhất, có các chính sách chăm sóc khách hàng tốt nhất sẽ được khách hàng lựa chọn. Nếu khách hàng không vừa lòng với sản phẩm hay dịch vụ của một doanh nghiệp, họ sẽ sẵn sàng chọn ngay sản phẩm , dịch vụ của các doanh nghiệp khác.
Thông tin khách hàng chính là chìa khoá thành công cho mọi doanh nghiệp lớn nhỏ. Chiếc chìa khoá đó giúp bạn trong tất cả các khâu, trước trong và sau khi giao dịch. Thông tin khách hàng sẽ giúp bạn hiểu hơn về nhu cầu của khách hàng, những sản phẩm phù hợp với túi tiền để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ phù hợp sẽ dễ dàng hơn.
Trong giao dịch, đặc biệt với các sản phẩm là dịch vụ hoặc mua hàng theo phương thức nhận hàng trả tiền. Lấy được thông tin khách hàng và quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh một cách chủ động, chuyên nghiệp và kịp thời. Làm được điều đó, bạn đã bước đầu xây dựng được uy tín cho cửa hàng của mình, đem lại thiện cảm cho khách hàng. Sau khi giao dịch, bạn sẽ cần lấy thông tin khách hàng để dễ dàng nhận lại phản hồi từ đó hoàn thiện sản phẩm và các khâu giao dịch. Đồng thời, tiếp tục giữ liên lạc với khách hàng, tạo tiền đề cho những giao dịch lần sau, tránh sự cạnh tranh của các đối thủ.
Phân loại thông tin khách hàng
Doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống thông tin quản lý khách hàng, theo dõi những thông tin về nhu cầu sử dụng sản phẩm dịch vụ, các thông tin liên quan khác để phục vụ tốt cho công tác tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Dựa trên sự phân loại khách hàng, các đơn vị, tổ chức, nhóm các nhân viên chuyên trachstieeps thị và chăm sóc khách hàng phù hợp. Trên tực tiễn, thông tin khách hàng có thể được chia làm 2 loại: thông tin cơ bản và thông tin bổ sung.
Thông tin cơ bản là thông tin đủ để cấu thành nên một địa chỉ để giao hàng đến khách hàng. Bao gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại. Với loại thông tin này, bạn có thể sử dụng để giao tiếp trực tiếp với khách hàng, tư vấn cho họ những thông tin cần thiết về sản phẩm, hẹn giao hàng, nhận phản hồi. Với những đơn hàng ở xa thì những thông tin này cần thiết cho việc kiểm soát đơn hàng, chủ động xử lý những vấn đề về giao hàng.
Thông tin bổ sung là email, ghi chú về khách hàng, ngày tháng năm sinh, đặc điểm khác, … loại thông tin này giúp cho bạn có thể hiểu hơn về thị trường, định hướng sản phẩm phù hợp với sở thích, nhu cầu, thói quen sử dụng của khách hàng. Nếu phát triển sản phẩm mới thì đây là những thông tin cần thiết để bạn có thể đưa ra quyết định một cách chính xác hơn.